Wprowadzenie przepisów regulujących pracę zdalną w Kodeksie pracy stworzyło nowy reżim prawny dla pracodawców, którzy dopuszczają świadczenie pracy poza zakładem. Kluczową podstawą prawną w tym zakresie jest art. 67²⁴ Kodeksu pracy (dalej k. p.), który w sposób kompleksowy określa obowiązki pracodawcy w odniesieniu do zapewnienia pracownikowi środków i warunków technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Przepis ten znajduje zastosowanie wyłącznie w odniesieniu do pracy zdalnej stałej lub hybrydowej – nie obejmuje tzw. pracy zdalnej okazjonalnej, uregulowanej w art. 67³³ § 2 k. p.

Zasada: koszty pracy zdalnej obciążają pracodawcę

Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów oraz ich wykładnią to pracodawca zobowiązany jest ponosić wszelkie koszty niezbędne do prawidłowego i bezpiecznego świadczenia pracy zdalnej. Ustawodawca nie pozostawił tu pola do interpretacji – nie jest możliwe przeniesienie tych kosztów na pracownika, nawet za jego zgodą, poza wyjątkami przewidzianymi w ustawie.

Obowiązek ten obejmuje zarówno:

• świadczenia w naturze – np. dostarczenie urządzeń, materiałów, usług;

• jak i świadczenia pieniężne – np. ekwiwalenty za korzystanie z prywatnych narzędzi pracy czy pokrycie kosztów usług niezbędnych do realizacji zadań służbowych.

Rodzaje świadczeń i sposób ich realizacji

1. Sprzęt, narzędzia i materiały niezbędne do pracy zgodnie z art. 67²⁴ § 1 pkt 1 k. p., gdzie pracodawca zobowiązany jest do:

• zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej,

• lub – na podstawie uzgodnienia stron – wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie przez pracownika z jego własnych materiałów i narzędzi.

Obowiązek zapewnienia sprzętu może zostać zastąpiony wypłatą świadczenia pieniężnego jedynie w przypadku, gdy wynika to z porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Pracownik nie może zostać zobowiązany do pracy na prywatnym sprzęcie bez ustaleń przewidujących rekompensatę.

2. Usługi telekomunikacyjne i energia elektryczna – obowiązkowe świadczenie pieniężne

Art. 67²⁴ § 1 pkt 2 k. p. stanowi, że pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, niezbędnych do świadczenia pracy zdalnej. Tych kosztów nie można zrekompensować w naturze – np. poprzez zapewnienie routera czy powerbanku. To jedyny przypadek świadczenia, które musi mieć postać pieniężną, niezależnie od treści porozumienia stron.

3. Koszty dodatkowe związane z pracą zdalną

Art. 67²⁴ § 1 pkt 3 k. p. dopuszcza możliwość, że pracodawca będzie również zobowiązany do pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej – np. kosztów wynajmu przestrzeni do pracy zdalnej przez pracownika, jeśli wymaga tego porozumienie zbiorowe, regulamin pracy zdalnej lub indywidualne uzgodnienia stron.

Obowiązek ten aktualizuje się wyłącznie, jeżeli został przewidziany w aktach wewnętrznych lub porozumieniu z pracownikiem – nie jest obligatoryjny z mocy samego przepisu.

4. Szkolenia i pomoc techniczna – niepodlegające zamianie na świadczenie pieniężne

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 pkt 4 k. p., pracodawca zobowiązany jest do:

• zapewnienia pracownikowi szkoleń oraz

• pomocy technicznej niezbędnej do wykonywania pracy zdalnej.

Tego rodzaju świadczeń nie można zastąpić wypłatą pieniężną. Pracodawca musi je zapewnić w formie rzeczywistego dostępu, a nie np. wypłaty ryczałtu.

Ustalenie wysokości świadczeń – ekwiwalent i koszty

Zgodnie z art. 67²⁴ § 3 k. p., świadczenie pieniężne należne za korzystanie z prywatnych narzędzi i materiałów pracownika określa się jako ekwiwalent pieniężny, natomiast inne wypłaty – np. za prąd czy Internet – jako pokrycie kosztów.

Szczegółowe zasady ustalania wysokości świadczeń zależą od tego, czy u danego pracodawcy funkcjonuje:

• porozumienie zbiorowe lub regulamin pracy zdalnej – wówczas to one powinny zawierać szczegółowe zasady wyliczania świadczeń (art. 67²⁰ § 6 pkt 2 i 3 k. p.),

• brak aktów wewnętrznych – wtedy zasady powinny wynikać z polecenia pracy zdalnej lub porozumienia zawartego indywidualnie z pracownikiem (art. 67²⁰ § 5 k. p.).

Status sprzętu – mienie powierzone

Materiały i narzędzia przekazane pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej mają status mienia powierzonego w rozumieniu art. 124 k. p. Komentarz wskazuje jednoznacznie, że pracownik jest obowiązany do zwrotu lub rozliczenia się z tych rzeczy, zgodnie z zasadami odpowiedzialności materialnej. Może to wiązać się z koniecznością podpisania umowy o odpowiedzialności za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

Wyłączenie stosowania przepisów – praca zdalna okazjonalna

Regulacje art. 67²⁴ k. p. nie mają zastosowania do okazjonalnej pracy zdalnej, o której mowa w art. 67³³ § 2. W przypadku pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie – maksymalnie przez 24 dni w roku – strony mają pełną swobodę w ustaleniu, które koszty i na jakich zasadach będą pokrywane.