Wprowadzenie pracy zdalnej może nastąpić na dwa sposoby: poprzez uzgodnienie stron przy zawieraniu umowy o pracę (czyli od początku trwania stosunku pracy) lub w drodze jednostronnego polecenia pracodawcy – ale tylko w ściśle określonych ustawowo przypadkach.
W tym drugim przypadku pracodawca może polecić pracę zdalną wyłącznie w razie wystąpienia szczególnych okoliczności, takich jak stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego albo działanie siły wyższej, które tymczasowo uniemożliwia zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakładzie. Z uwagi na swoją wyjątkową naturę, polecenie pracy zdalnej może zostać również odwołane. Zgodnie z art. 67¹⁹ § 4 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo cofnąć je w każdym czasie, przy zachowaniu co najmniej dwudniowego uprzedzenia. Mimo tej formalnej swobody, decyzja o cofnięciu polecenia nie może być dowolna – musi być uzasadniona ustaniem przesłanek, które legły u podstaw jego wydania. W szczególności dotyczy to przypadków pracy zdalnej wdrożonej w związku z siłą wyższą – jej cofnięcie powinno nastąpić dopiero wtedy, gdy możliwe będzie ponowne zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy w zakładzie.
Pracodawcy powinni również pamiętać, że niezależnie od podstawy wprowadzenia pracy zdalnej, jej cofnięcie musi być zgodne z ogólnymi przepisami Kodeksu pracy, w tym z zasadami równego traktowania i zakazu dyskryminacji (art. 112 i 113 k.p.). Naruszenie tych zasad może prowadzić do zarzutów nierównego traktowania lub nawet do roszczeń odszkodowawczych ze strony pracownika.
Polecenie pracy zdalnej – kiedy jest dopuszczalne?
Zgodnie z art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy, pracodawca może wydać polecenie pracy zdalnej w dwóch sytuacjach:
-
W czasie obowiązywania jednego ze stanów nadzwyczajnych (np. stanu zagrożenia epidemicznego, epidemii) oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu, lub
-
Gdy z powodu działania siły wyższej – np. klęski żywiołowej, awarii technicznej czy innych zdarzeń niezależnych od woli pracodawcy – nie ma możliwości zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w jego dotychczasowym miejscu zatrudnienia.
W każdym przypadku, zanim polecenie zostanie wydane, konieczne jest spełnienie dodatkowego warunku formalnego. Pracownik musi uprzednio złożyć oświadczenie – w formie papierowej lub elektronicznej – że posiada warunki lokalowe i techniczne umożliwiające wykonywanie pracy zdalnej. Bez takiego oświadczenia, wydanie polecenia pracy zdalnej byłoby sprzeczne z prawem. Warto dodać, że oświadczenie pracownika stanowi nie tylko warunek dopuszczalności polecenia, ale również jego podstawę faktyczną – co oznacza, że zmiana stanu faktycznego po stronie pracownika (np. utrata dostępu do Internetu itp.) powinna skutkować niezwłocznym cofnięciem polecenia pracy zdalnej przez pracodawcę.
Cofnięcie polecenia pracy zdalnej
Jeżeli praca zdalna została wprowadzona na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy – czyli w trybie art. 67¹⁹ § 3 Kodeksu pracy – jej cofnięcie jest dopuszczalne w każdym czasie, pod warunkiem zachowania co najmniej dwudniowego uprzedzenia (§ 4). Taki tryb jest przewidziany m.in. w przypadku działania siły wyższej lub obowiązywania stanu nadzwyczajnego. Warto jednak podkreślić, że możliwość cofnięcia polecenia aktualizuje się dopiero wówczas, gdy ustają przyczyny uzasadniające pracę zdalną. Oznacza to, że dopóki zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w zakładzie jest niemożliwe (np. z powodu zniszczeń, skażenia środowiska, zakazu użytkowania budynku itp.), cofnięcie polecenia byłoby bezpodstawne. Pracodawca może więc formalnie przywrócić pracę stacjonarną dopiero wtedy, gdy zapewni pracownikom pełne warunki do bezpiecznego wykonywania pracy w zakładzie pracy.
W praktyce oznacza to, że nawet jeżeli praca zdalna trwała przez wiele miesięcy – np. z powodu pożaru części biura lub poważnej awarii instalacji elektrycznej – to po przywróceniu odpowiednich warunków pracy pracodawca ma prawo cofnąć polecenie, a pracownik jest obowiązany stawić się w zakładzie pracy, po upływie co najmniej dwóch dni od doręczenia informacji o cofnięciu polecenia.
Zupełnie inna sytuacja zachodzi wtedy, gdy praca zdalna była wykonywana na podstawie porozumienia między stronami, zawartego w trakcie zatrudnienia (art. 67¹⁹ § 1 pkt 2). W takim przypadku tryb jej zakończenia nie może polegać na jednostronnym cofnięciu, ponieważ to porozumienie stanowi element umowy o pracę i jego zmiana wymaga zachowania zasad ogólnych dotyczących modyfikacji warunków zatrudnienia. W konsekwencji, aby przywrócić pracę stacjonarną, pracodawca musi albo uzyskać zgodę pracownika (czyli zawrzeć nowe porozumienie), albo zastosować wypowiedzenie zmieniające w trybie art. 42 Kodeksu pracy. To oznacza, że pracownik nie musi automatycznie zgodzić się na powrót do pracy stacjonarnej – jego zgoda jest potrzebna, chyba że pracodawca zdecyduje się na formalne wypowiedzenie warunków pracy.
Długotrwałe wykonywanie pracy zdalnej na podstawie uzgodnienia stron nie powoduje automatycznej utraty prawa pracodawcy do jej zakończenia, ale sposób, w jaki to się odbywa, zależy od formy, w jakiej praca zdalna została pierwotnie wdrożona. Pracodawca nie może w takim przypadku po prostu „cofnąć zgody” – musi posłużyć się odpowiednim trybem prawnym.
Przywrócenie pracy stacjonarnej – kiedy jest uzasadnione?
W kontekście pracy zdalnej wydanej w związku z siłą wyższą, należy przyjąć, że możliwość cofnięcia polecenia pracy zdalnej pojawia się w momencie ustania przyczyn, które uzasadniały jej wdrożenie. Przykładowo, jeśli praca zdalna została wdrożona z powodu uszkodzenia instalacji grzewczej, to po usunięciu awarii i zapewnieniu właściwych warunków pracy, pracodawca ma prawo oczekiwać od pracownika powrotu do biura – oczywiście z zachowaniem wymaganego 2-dniowego terminu uprzedzenia.
Warto podkreślić, że powrót do pracy stacjonarnej nie wymaga odrębnego porozumienia stron – wystarczy skuteczne cofnięcie polecenia przez pracodawcę. Po upływie wyznaczonego okresu (minimum dwóch dni), pracownik jest zobowiązany do ponownego świadczenia pracy w miejscu określonym pierwotnie w umowie o pracę.
W przypadku odmowy pracownika, może on narazić się na zarzut naruszenia obowiązków pracowniczych, chyba że wystąpią inne okoliczności, które uzasadniają kontynuację pracy zdalnej – np. indywidualne porozumienie stron, zawarte już poza trybem art. 67¹⁹ § 3.