Umowa o pracę to najważniejszy dokument, który potwierdza nawiązanie stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. W 2025 roku, pomimo braku rewolucyjnych zmian w przepisach, nadal obowiązują istotne wymogi formalne dotyczące treści i formy tej umowy. Warto je znać, ponieważ niedopełnienie obowiązków informacyjnych przez pracodawcę może skutkować odpowiedzialnością prawną, w tym grzywną.

Forma umowy o pracę

Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, umowa o pracę powinna zostać zawarta na piśmie. Jeżeli z jakiejś przyczyny nie została zawarta w tej formie, to pracodawca ma obowiązek – najpóźniej przed dopuszczeniem pracownika do pracy – potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do stron umowy, jej rodzaju oraz warunków zatrudnienia. Taki obowiązek istnieje niezależnie od tego, czy pracownik o to wnioskuje, czy nie.

Naruszenie tego obowiązku przez pracodawcę stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika i jest zagrożone karą grzywny (art. 281 § 1 pkt 2 k.p.).

Obowiązkowe elementy umowy o pracę w 2025 roku

Na podstawie art. 29 § 1 Kodeksu pracy, każda umowa o pracę – niezależnie od tego, czy jest to umowa na okres próbny, czas określony, czy nieokreślony – musi zawierać:

1. Oznaczenie stron umowy – czyli wskazanie pracodawcy i pracownika. W przypadku osoby fizycznej – z podaniem adresu zamieszkania, a w przypadku podmiotu – z adresem siedziby.

2. Rodzaj zawartej umowy – wprost należy wskazać, czy jest to umowa na okres próbny, czas określony czy nieokreślony. Brak wskazania rodzaju umowy może – zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego – oznaczać, że została zawarta na czas nieokreślony.

3. Data zawarcia umowy – czyli dzień, w którym strony ją podpisały. To nie to samo, co dzień rozpoczęcia pracy.

4. Rodzaj pracy – np. „specjalista ds. kadr i płac”, „magazynier”, „sprzedawca” itd. To kluczowy element – bez niego nie wiadomo, jakiej pracy ma dotyczyć stosunek pracy.

5. Miejsce wykonywania pracy – może być precyzyjnie określone (adres zakładu pracy), albo ogólnie (np. „teren województwa mazowieckiego”). Pracownicy mobilni muszą mieć wskazany odpowiedni obszar działania.

6. Wynagrodzenie za pracę – musi być określone w sposób jednoznaczny i adekwatny do rodzaju pracy. Należy wskazać również składniki wynagrodzenia, np. wynagrodzenie zasadnicze, premie, dodatki.

7. Wymiar czasu pracy – np. pełny etat, 3/4 etatu, 1/2 etatu. Ten element warunkuje m.in. prawo do urlopu wypoczynkowego i wysokość składek ZUS.

8. Termin rozpoczęcia pracy – dzień, od którego pracownik ma obowiązek stawić się do pracy.

Jeżeli zawierana jest umowa na okres próbny lub określony, należy dodatkowo wskazać datę końcową trwania umowy.

Informacja dodatkowa o warunkach zatrudnienia

W terminie 7 dni od dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca zobowiązany jest również do przekazania mu – w formie papierowej lub elektronicznej – szeregu informacji, których nie trzeba zawierać w samej umowie, ale które muszą zostać przekazane odrębnie. Dotyczy to m.in.:

• norm dobowych i tygodniowych czasu pracy,

• przerw w pracy,

• zasad dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty,

• zasad dotyczących przechodzenia między miejscami pracy (jeśli pracownik ma kilka lokalizacji),

• przysługujących urlopów,

• długości okresów wypowiedzenia,

• układów zbiorowych pracy (jeśli obowiązują),

• nazw instytucji zabezpieczenia społecznego.

Brak spełnienia tego obowiązku może skutkować sankcjami prawnymi – zarówno na gruncie Kodeksu pracy, jak i cywilnym (odpowiedzialność odszkodowawcza, art. 471 k.c. w zw. z art. 300 k.p.).

Umowa o pracę w 2025 roku musi spełniać wymogi określone w art. 29 Kodeksu pracy – zarówno pod względem treści, jak i formy. Pracodawca nie tylko powinien zadbać o prawidłowe skonstruowanie samego dokumentu, ale też o przekazanie pracownikowi dodatkowych informacji na temat warunków zatrudnienia. Niedopełnienie tych obowiązków może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych.